Zwiększenie o kilkanaście procent wydajności pracowników, czy wyników handlowych – o takim scenariuszu marzy chyba każdy przedsiębiorca. Nie każdy wie jednak, że, aby to uczynić, nie trzeba zwiększać zatrudnienia, zmieniać oferty czy rozszerzyć działalności firmy. Może się okazać, że do osiągnięcia celu wystarczy… odpowiednie przygotowanie powierzchni biurowej. Nie jest to jednak zadanie łatwe.

Jak dobrze urządzić biuro i dlaczego warto w nie inwestować?

W ostatnich latach wpływ aranżacji biura na efektywność pracy pracowników jest bardzo skrupulatnie badany. Dzięki temu udowodnione zostało, że poprzez odpowiednią aranżację biura można w znaczący sposób poprawić efektywność pracowników. Tu rodzi się pytanie: jakie elementy wnętrza pozytywnie wpływają na zatrudnionych?

-Jest to m.in. odpowiedni dostęp do światła dziennego – to czynnik zwiększający produktywność pracowników o nawet kilkanaście procent. Wzrost efektywności pracy zaobserwowany został również w biurach, w których zamontowane zostało odpowiednie oświetlenie czy klimatyzacja. Nie bez znaczenia pozostaje również sam widok za oknem, który szczególnie istotny okazuje się wśród pracujących w telefonicznej obsłudze – mówi Martin Lipiński, szef działu Office AXI IMMO.

Destruktywnie na pracę wpływa natomiast zła akustyka, a wraz z nią długotrwałe narażanie pracowników na hałas. Pracujące w nieodpowiednio wyciszonych pomieszczeniach osoby mogą być nawet o ponad połowę mniej efektywne od pracowników, którym stworzone zostały odpowiednie warunki.

To dowód na to, że dobrze zaaranżowane biuro to inwestycja nie tylko w lepszy komfort pracy i zadowolenie pracowników, ale także w lepszą kondycję finansową firmy. Ponadto należy dodać, że sposób wykończenia biura jest nierzadko dla osób poszukujących pracy czynnikiem determinującym podjęcie decyzji o zatrudnieniu w danej firmie.

“Możliwości rozwoju, work-life balance, przyjazne środowisko pracy – to elementy wizerunku pracodawcy interesującego z punktu widzenia generacji Y”

Na rynek pracy wchodzą ludzie należący do tzw. pokolenia Y. To osoby, które do tych aspektów przywiązują zdecydowanie większą uwagę, niż osoby starsze, obecne na rynku od kilkunastu czy kilkudziesięciu lat. Szacuje się, że już w najbliższej dekadzie pokolenie Y będzie stanowiło 75% osób w wieku produkcyjnym.

– Dlatego naturalnym zjawiskiem jest, że firmy poszukujące pracowników muszą sprostać charakterystycznym wymaganiom tej grupy. Możliwości rozwoju, work-life balance, przyjazne środowisko pracy – to elementy wizerunku pracodawcy interesującego z punktu widzenia generacji Y – tłumaczy Martin Lipiński.

Zmiana w podejściu do projektowania powierzchni biurowej staje się jeszcze bardziej istotna, a w perspektywie najbliższych lat niezbędna. Naturalną tego konsekwencją będzie coraz większe znaczenie zrównoważonego sposobu planowania przestrzeni biurowej, w której widoczna jest rezygnacja z przypisanych do jednego pracownika miejsc, czy ich hierarchii, w której dominować będą nowatorskie rozwiązania, także te z zakresu IT.

Biuro szyte na miarę

Czym więc jest dobrze urządzona powierzchnia biurowa? Jednoznaczna odpowiedź na to pytanie jest niemożliwa, bo dla każdego przedsiębiorstwa będzie inna. Inne potrzeby w tym zakresie mają np. informatycy, jeszcze inne księgowi, a inne handlowcy. Dobrze urządzone biuro to biuro dostosowane do charakteru firmy i sposobu pracy jej pracowników. Pobudzające do działania i rozwoju. Stworzenie spełniającego takie kryteria biura jest fundamentalną zasadą we współczesnym podejściu do planowania powierzchni biurowej.

Nowoczesne biuro wpływające na efektywność pracowników cechuje ergonomia, wysokie walory wizualne oraz elastyczność. Coraz większego znaczenia nabiera także niebanalność i oryginalność.

–Nowoczesne podejście do projektowania i aranżowania powierzchni biurowej: stawia w centrum pracownika, jego potrzeby i komfort. Takie myślenie o miejscu pracy jest znakiem naszych czasów – mówi Martin Lipiński.

Przeciętny Polak spędza w biurze około 1963 godzin w ciągu roku.

Dzisiaj biuro przestało być tylko i wyłącznie miejscem wykonywania zawodowych obowiązków. Jest przestrzenią, w której każdy może się zrelaksować, odpocząć, by po chwili przerwy wrócić do zajęć i wykorzystywać swe możliwości na 100%. Dodatkowo z danych przedstawionych w przewodniku dla najemcy „Projekt biuro” opracowanym przez AXI IMMO wynika, że czas spędzany w biurze przez pracowników rośnie – przeciętny Polak spędza w biurze około 1963 godzin w ciągu roku. Dlatego coraz większą rolę w projektowaniu przestrzeni biurowej odgrywają powierzchnie wspólne: strefy socjalne (kuchnia, jadalnia) czy relaksu.

Największe firmy prześcigają się w atrakcjach oferowanych swoim pracownikom. Salony gier, kantyny czy tarasy widokowe z wygodnymi siedziskami to tylko niektóre z propozycji. Możliwości jest naprawdę wiele, a przykładów niebanalnych aranżacji jest coraz więcej. Wystarczy wspomnieć o biurze MediaCom w Warszawie nawiązującego do topografii i architektury stolicy. Projektanci, stosując najnowsze trendy m.in. zrezygnowali z przypisania jednego biurka do konkretnej osoby, zamiast tego pracować można w tematycznych strefach nawiązujących do Centrum Nauki Kopernik, pasażu Wiecha, Biblioteki Uniwersyteckiej czy Soho Factory lub w przestrzeniach konferencyjnych na dworcu Warszawa Centralna.

Jak aranżować nowoczesne biuro?

Nowoczesne podejście do aranżowania powierzchni biurowej jest procesem złożonym, wieloaspektowym. Dlatego wymaga gruntowej wiedzy. Nie tylko o rzeczywistych potrzebach firmy, ale przede wszystkim o dostępnych rozwiązaniach. Aby taką wiedzę zdobyć, w wielu przypadkach niezbędna okazuje się pomoc specjalistów. Nic więc dziwnego, że firmy świadome konsekwencji i korzyści, jakie niesie ze sobą dobrze urządzone biuro, korzystają z usług profesjonalistów świadczących obsługę klienta w zakresie projektowania i aranżacji powierzchni biurowej.

“Warto dostosować aranżację do wizerunku firmy i powiązać ją z polityką employer brandingową dotyczącą środowiska pracy.”

Działania z zakresu “fit out” charakteryzuje kompleksowość działań – obejmują wszystkie etapy tworzenia biura od opracowania jego projektu do końcowego efektu.

– Działania w tym zakresie zaczynają się najczęściej od analizy funkcjonowania firmy na dotychczas zajmowanej przestrzeni biurowej. Dopiero potem następuje ocena potrzeb organizacji i pracowników. To one stanowią podstawę pracy na etapie projektowania przestrzeni biurowej. Warto również dostosować aranżację do wizerunku firmy i powiązać ją z polityką employer brandingową dotyczącą środowiska pracy. Końcowym elementem takiej usługi jest natomiast organizacja procesu odbioru powierzchni – wyjaśnia Martin Lipiński.

Nowoczesne biuro? Ograniczeniem jest jedynie wyobraźnia

Nowoczesne przedsiębiorstwa, projektując powierzchnię biurową, starają uczynić się z niej swoistą wizytówkę swojego przedsiębiorstwa. Już przywykliśmy do tego, że uroczystości otwarcia siedzib największych korporacji stają się wręcz wydarzeniem w branży designu i architektury. Wystarczy tu wspomnieć, chociaż o biurze Google w Dublinie czy siedzibie Apple. Zdjęcia przedstawiające nowe wnętrza siedzib tych firm obiegły świat i dziś są podawane jako przykład najbardziej nowoczesnego i nastawionego na komfort pracowników podejścia do projektowania wnętrz.

Biuro jest nieodzownym elementem identyfikacji wizerunkowej. Im bardziej wyraziste, tym bardziej pobudza do działania. Jest miejscem projektowanym w ten sposób, aby każdy pracownik mógł czuć się tu jak w domu. W końcu to właśnie w tu spędza większą część swojego dnia.