Słownik pojęć związanych z wynajmem powierzchni biurowej

Sektor nieruchomości biurowych obfituje w wiele specjalistycznych pojęć używanych przez uczestników rynku biurowego przy okazji wynajmu nowej powierzchni biurowej czy też przy renegocjacjach związanych z przedłużeniem umowy w dotychczasowej siedzibie.

Doradcy AXI IMMO z działu biurowego przygotowali ten krótki słownik pojęć związanych z wynajmem powierzchni biurowej z myślą o najemcach, aby rozjaśnić czasem typowo branżowe pojęcia, które na co dzień nie są używane, a będą pomocne przy wynajmie powierzchni biurowej.

A

Absorpcja

Absorpcja to zmiana netto zajmowanej przez najemców powierzchni uwzględniająca zmianę wielkości powierzchni niewynajętej oraz nową podaż powierzchni magazynowej i produkcyjnej w analizowanym okresie.

Audyt

Audyt to przygotowanie pełnej analizy wskazującej zalety i wady proponowanych powierzchni biurowych.

Amenities

usługi dodatkowe, które są świadczone w niedalekiej odległości od biurowca.

Assessor

Assessor to osoba, która poddaje budynek biurowy pod proces certyfikacji w systemach BREEAM, LEED oraz WELL. Najczęściej jest to albo zewnętrzny ekspert lub wyspecjalizowana firma, która bada efektywność energetyczną, ekologiczną i środowiskową budynków.

B

BMS

Building Managemant System, w skrócie BMS, to system informatyczny służący do zarządzania nieruchomością. Jest to scentralizowane narzędzie wspomagające i optymalizujące pracę budynku poprzez różnego typu automatyczne sterowniki pozwalające na sterowanie np. oświetleniem budynku, temperatury powietrza czy wody w kranach.

Budżet na aranżację powierzchni

Budżet proponowany przez wynajmującego dla najemcy jako stawka za metr kwadratowy wyrażona w euro lub złotówkach, ewentualnie całościowa kwota, na aranżację potencjalnie wynajętej powierzchni biurowej.

BPO

Business Process Outsourcing (BPO) to jeden z terminów związanych z outsourcingiem, w którym międzynarodowe firmy świadomie rezygnują z części prowadzonych operacji biznesowych i przenoszą te usługi do wyspecjalizowanych zewnętrznych firm.

Break option

Opcja wcześniejszego odstąpienia od umowy najmu. Firma, która decyduje się na rozwiązanie break option jest świadoma kar finansowych wynikających z zerwania obowiązującego kontraktu.

C

Concierge

Usługi concierge wspierające najemców w ich codziennych zadaniach, np. zamawianie kwiatów, odbieranie gości z lotniska.

CCTV

Closed Circuit Television (w skórcie CCTV) czyli system monitoringu pozwalający na śledzenie ruchu osób i zdarzeń w danym budynku biurowym.

Czynsz bazowy

Czynsz bazowy t0 stawka czynszu wynegocjowana i określona w umowie najmu za metr kwadratowy wynajętej powierzchni biurowej za miesiąc lub za rok, najczęściej podawana w euro w przypadku obiektów biurowych klasy A.

Czynsz efektywny

Czynsz efektywny to czynsz bazowy pomniejszony o zwolnienia z czynszów i inne zachęty oferowane przez właściciela budynku biurowego, które przeliczane są na całość okresu wynajmowania powierzchni.

Czynsz wyjściowy

Czynsz wyjściowy to stawka czynszu podawana przez dewelopera lub właściciela obiektu w pierwszej ofercie najmu powierzchni biurowej, najczęściej jest wyrażana w euro.

Certyfikat BREEAM

BRE Environmental Assessment Metod to certyfikat, który ocenia efektywność budynku pod kątem ekologiczności w wielu obszarach podczas jego budowy jak i całego budynku. W certyfikacie BREEAM obszary oceny to:

• zarządzanie (ogólna polityka zarządzania, zarządzanie terenem i kwestie proceduralne),
• energia (zużycie energii świetlnej i CO2),
• zdrowie i dobre samopoczucie (czynniki wewnętrzne i zewnętrzne wpływające na nie, takie jak ilość światła dziennego w pomieszczeniach, temperatura i jakość powietrza, akustyka),
• zanieczyszczenie środowiska (wody i powietrza),
• transport ( emisja CO2, lokalizacja biurowca i bliskość przystanków środków komunikacji miejskiej, zastosowanie udogodnień dla rowerzystów),
• użytkowanie gruntów (zagospodarowanie terenów zielonych),
• ekologia (bioróżnorodność flory i fauny),
• materiały (stosowanie materiałów pozyskanych z legalnych i lokalnych źródeł, z certyfikatami ekologicznymi),
• woda (zastosowanie rozwiązań oszczędność wody).

Certyfikat LEED

Leadership in Energy and Environmental Design w skrócie Certyfikat LEED to drugi po certyfikacji BREEAM najpopularniejszy sposób oceny środowiskowej i ekologicznej nieruchomości. Ocena występuje na czterostopniowej skali od uzyskania podstawowego, przez srebrny i złoty oraz najbardziej pożądany przez właścicieli budynków, czyli platynowy. Szczegółowej analizie poddaje się to w jaki sposób budynek wpisany jest w otaczającą go przestrzeń, to z jakich materiałów korzystano przy jego budowie, czy i jak gospodarowana jest woda, w jakim stopniu można skorzystać z naturalnego nasłonecznienia. Równie ważne są aspekty związane z jakością środowiska wewnętrznego, lokalizacja i transport, a także z tym jakie prowadzone są działania w celu modernizacji i podniesienia jakości samego budynku.

Certyfikat Well Building Standard WELL

Well Building Standard WELL to najnowszy sposób certyfikowania budynków pod względem ich wpływu na środowisko i ekologię. W zależności od przeznaczenia nieruchomości ocenie poddaje się różny zestaw kryteriów, który ma spełniać. Jednak dwoma kluczowymi parametrami w tej certyfikacji są zdrowie i samopoczucie użytkowników. Do ich określenia analizuje się skład powietrza, wody, procent wpadającego światła, akustykę pomieszczeń, bezpieczeństwo w budynku i jego okolicach, a także rodzaj i zakres usług dla użytkowników znajdujących siew pobliżu nieruchomości.

Coworking

Cowork to rodzaj biura serwisowanego, które wynajmowane jest zazwyczaj na krótszy czas. Najemcy najczęściej wykorzystują powierzchnię coworking w ramach zespołów projektowych lub w czasie oczekiwania na nowe biuro. Oferta biur coworkingowych skierowana jest do wszystkich firm od mikro, małych, średnich po duże korporacje.

Centralny Obszar Biznesu

Central Business District (CBD) – pojęcie dotyczy Centralnego Obszaru Biznesu, skupiającego dużą liczbę międzynarodowych korporacji lub dużych firm. W Warszawie przyjmuje się, że jest to część Śródmieścia w kwartale ulic – Elektoralnej, Nowogrodzkiej, Marszałkowskiej i Al. Jana Pawła II.

F

Fit-out

Fit-out to ogół działań aranżacyjnych, których efektem jest biura w pełni spełniające oczekiwanie najemcy pod względem funkcjonalności, projektu architektonicznego, wykończenia i ergonomii.

H

Hot desking

Hot desking to sposób organizacji pracy biura, gdzie biurka nie są przypisane do konkretnego pracownika, lecz funkcjonują w systemie rotacyjnym i wymagają rezerwacji miejsca. Taki system organizacji przestrzeni biurowej umożliwia jej optymalizację. Hot desking jest coraz częściej stosowany bo nie każdy rodzaj pracy wymaga stałej obecności w biurze.

Hotparking

System parkingu rotacyjnego hotparking, na którym czuwa dedykowana aplikacja lub Office manager. Osoby, które parkują swoje samochody w parkingu biurowca zgłaszają, że danego dnia nie będą korzystać z miejsca parkingowego. Dzięki temu umożliwiają parkowanie innym samochodom na tym samym miejscu parkingowym.

HVAC

HVAC to skrót z j. angielskiego oznaczający system instalacji w budynku/na powierzchni. W skład systemu mogą wchodzić:

• instalacja grzewcza (heating),
• wentylacja (ventilation),
• klimatyzacja (air-conditioning),
• chłodzenie (cooling).

Instalacje są projektowane i montowane zgodnie z planem powierzchni gdzie może być podział na strefy gabinetowe, open space czy sale konferencyjne.

I

ITO / IT outsourcing

Information technology outsourcing to rodzaj działalności związana z outsourcingiem, w której  zleca się zewnętrznym podmiotom prowadzenie zintegrowanych procesów informatycznych np. help-desk.

K

Kontrola dostępu

Kontrola dostępu to system informatyczny pozwalający na uregulowany, ograniczony tylko do uprawnionych użytkowników/pracowników dostęp do danej przestrzeni biurowej.

Koszty eksploatacyjne

Koszty ponoszone podczas korzystania z powierzchni. Do kosztów eksploatacyjnych w biurze można wliczyć:

• media (energia elektryczna i gaz, woda),
• ochrona,
• sprzątanie,
• obsługa techniczna,
• zarządzanie,
• podatek od nieruchomości i opłata za użytkowanie wieczyste,
• ubezpieczenie,
• przeglądy,
• koszty usuwania wszelkiego rodzaju awarii,
• usługi deratyzacji,
• usługi dezynfekcji i dezynsekcji,
• materiały i części zamienne,
• koszty odśnieżania.

L

List intencyjny

LOI- Letter of Intention, Head of terms. List intencyjny to rodzaj porozumienia pomiędzy stroną wynajmującą a najemcą, która zapewnia swego rodzaju rezerwację powierzchni dla konkretnego najemcy, gdzie znajduje się m.in. wynegocjowana stawka najmu.

Landlord

Właściciel danej nieruchomości. Najczęściej reprezentowany jest przez dział landlord representation (LL Rep) w postaci dedykowanego asset managera lub dewelopera danej nieruchomości.

M

Minimalny moduł do wynajęcia

Najmniejsza możliwa do wydzielenia na danym piętrze i wynajęcia powierzchnia biurowa oferowana przez wynajmującego. Wielkość minimalnego modułu do wynajęcia zależy od planu inwestycji i rozplanowania przestrzeni na danym piętrze.

N

Najemca

Firma, która poszukuje powierzchni biurowej do wynajęcia i wynajmuje ją od wynajmującego najczęściej na siedzibę główną lub oddziały firmy.

NPV

NPV to zestawienie kosztów i pokazanie ich przepływów z uwzględnieniem indeksacji przez całą długość umowy najmu w poszczególnych porównywalnych budynkach przy danej założonej powierzchni najmu.

Nowa podaż

Nowa podaż to liczba nowych projektów oddana do użytku w danym okresie.

O

Oferta najmu (proposal)

Oferta najmu to oficjalny dokument przygotowany przez wynajmującego z propozycją czynszu i innymi biznesowymi i technicznymi założeniami, jakie oferuje wynajmujący dla najemcy za daną powierzchnie biurową.

Opcja wcześniejszego zakończenia umowy

Opcja wcześniejszego zakończenia umowy to zapisy umowy najmu, które pod ściśle określonymi warunkami związanymi z terminami i kryteriami umożliwiają wyjście z umowy przed pełnym czasem wpisanym w umowę najmu. Np. umowa najmu powierzchni biurowej na 5 lat umożliwia jej zakończenie po 3 latach.

Open space

Open space to taki rodzaj powierzchni biurowej, gdzie nie ma ścian działowych a na jednej większej przestrzeni ustawione są biurka. Bariery stanowią wyłącznie meble i inne elementy poprawiające wyciszenie stanowisk pracy. Open space stanowi popularną formę przestrzeni biurowej w połączeniu z wykorzystaniem nowych form jak miejsca pracy wspólnej, pracy cichej i sal konferencyjnych.

Okablowanie strukturalne

System okablowania telekomunikacyjnego dostępny na powierzchni biurowej. Okablowanie strukturalne umożliwia tworzenie sieci komputerowych, dołączanie telefonów i innych urządzeń.

Outsourcing

Rodzaj nowoczesnych usług biznesowych, które mają wspierać firmę matkę poza granicami jej własnego kraju. Najczęściej outsourcing jest zlecaniem części lub całości prowadzonych usług do podmiotów zewnętrznych. W tej grupie znajdują się business process outsourcing (BPO), shared services center (SSC), information technology outsourcing (ITO) oraz research & development (R&D). Firmy podejmują decyzję o outsourcingowaniu usług m.in. ze względu na redukcję kosztów.

P

Powierzchnia brutto

Powierzchnia brutto to wielkość powierzchni biurowej netto powiększona o elementy wspólne na wynajmowanym piętrze np. mogą to być toalety, wspólne korytarze najczęściej przy mniejszych najmach plus współczynnik powierzchni wspólnych dla całości budynku.

Powierzchnia netto biura

Powierzchnia netto to wielkość powierzchni biurowej stanowiącej przestrzeń wyłącznie użytkową bez części wspólnych dla wielu najemców.

Pustostan

Pustostan to powierzchnia biurowa niewynajęta, dostępna dla najemców do wynajęcia w stosunku do całkowitej powierzchni biurowej na danym rynku/w danej lokalizacji.

Podwieszane sufity

Podwieszane sufity to płyty sufitowe zamontowane w przestrzeni biurowej, dzięki którym ukrywane są ciągi klimatyzacyjne i ppoż. Dzięki nowoczesnym materiałom w podwieszanych sufitach przestrzeń biura może być wyciszona, zaś akustyka pomieszczenia poprawiona. Dzięki płytom o wysokim współczynniku odbicia światła powierzchnia biura jest dodatkowo doświetlona.

Podłogi dystansowe (podniesione podłogi)

Podniesione podłogi, pod którymi możliwe jest położenie instalacji elektrycznych, wentylacyjnych czy energetycznych.

Pre-let

Pre-let to umowa przednajmu podpisywana przez najemcę na docelową powierzchnie biurową w innym budynku, w czasie kiedy obowiązuje go jeszcze umowa z dotychczasowym wynajmującym.

R

Rent-free periods

Zwolnienia z czynszu to okresowe zwolnienie z opłat czynszowych najczęściej przedstawiane w postaci miesięcy zwolnienia, opisane jako procentowa równowartość czynszu przełożona na miesiąca. Na przykład 3 pełne miesiące zwolnienia z czynszu, płatne jako 6 miesięcy po 50% czynszu bazowego od pierwszego miesiąca najmu (wakacje czynszowe).

Research & development (R&D)

R&D to jedna z klas procesów zlecanych dla firm outsourcingowych, w której wyspecjalizowane firmy zajmują się prowadzeniem działalności związanej z badaniami i rozwojem.

Relokacja

Relokacja to zmiana dotychczasowej powierzchni biurowej na inną docelową.

S

Service charge – czyli opłata eksploatacyjna

Opłata eksploatacyjna opłacona najczęściej w złotówkach za metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni. Service charge to procent kosztów jaki płacony jest przez najemcą związany z funkcjonowaniem budynku. W skład opłaty eksploatacyjnej wchodzą m.in. podatek od nieruchomości, ubezpieczenie budynku, koszty ochrony, sprzątania czy administrowania budynkiem.

Short list

Inaczej krótka lista budynków wybranych przez najemcę, jako te które najlepiej spełniają jego kryteria. Z właścicielami budynków znajdujących się na short liście odbędą się dalsze prowadzące do wyłonienia finałowego biura negocjacje. Najczęściej na short list znajduje się od 2 do 4 budynków biurowych.

Space plan

Plan powierzchni, który przygotowuje wynajmujący uwzględniając kryteria najemcy. Space plan dotyczy ilości stanowisk pracy i ich sposobu wykorzystania (open space, gabinety, układ mieszany), ilości sal konferencyjnych, kuchni, miejsc odpoczynku, miejsc pracy cichej, serwerowni czy szaf i magazynków.

System parkingowy i system rozpoznający teblice rejestracyjne

Są to systemy informatycznye umożliwiające szybszy dostęp do miejsc parkingowych. Umożliwiają także ograniczenie tworzenia się korków przed budynkami w godzinach szczytu.

Strefa relaksu (chillout)

Strefa relaksu stanowi część przestrzeni biurowej przeznaczonej na możliwość relaksu, odpoczynku i zebranie sił do dalszej pracy. Przestrzeń chillout powinna pobudzać zmysły i pomagać oderwać się od biurowej rzeczywistości. Strefa relaksu powinna być przytulna, ułatwiać wyciszenie. Niektóre przestrzenie relaksu pozwalają na odseparowanie się od otoczenia.

System BMS

Building Management System, w skórice system BMS to system inteligentnego zarządzania budynkiem. Zintegrowany system informatyczny zbierający dane i zarządzający wszystkimi instalacjami, do którego podłączone są czujniki zamontowane w budynku. System BMS wykrywa i informuje o zdarzeniach krytycznych oraz lokalizuje je. System umożliwia maksymalizację funkcjonalności budynku, podwyższenie komfortu najemców, kontrolę i minimalizację kosztów eksploatacji i modernizacji,  zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony.

Standard budynku (Klasa A, B, C)

Określeniem Standard budynku klasy A, B lub C w pierwszej kolejności ocenia się jakość oraz lokalizację budynku biurowego. Standard budynku z biegiem lat ulega zmianie, budynek starzeje się, przez co klasyfikacja jego zmienia się.

• Biurowce klasy A to najnowocześniejsze budynki i wysokim standardzie wykończenia w cenionej lokalizacji, na ogół w centrum miasta. Budynki klasy A cechuje bardzo dobre położenie i dostęp do komunikacji miejskiej oraz łatwy dojazd samochodami. Poza lokalizacją budynek powinien posiadać nowoczesne wykonanie, wysokość pomieszczeń biurowych min. 2,7 m, klimatyzację, podwieszane sufity i podniesione podłogi (podłogi dystansowe), szybkobieżne windy jak również system BMS. Nowoczesne budynki biurowe często otrzymują certyfikaty, które jednoznacznie określają spełnione wysokie normy np. energooszczędności.
• Biurowce klasy B to powierzchnie, do których zaliczane są kilkuletnie budynki biurowe po rewitalizacji czy modernizacji. Do nich zaliczamy również te, które zlokalizowane są poza centrum miasta. Często powierzchnie biurowe klasy B w niewielkim stopniu odbiegają jakością wykończenia czy nowoczesnymi technologiami zastosowanymi w budynku.
• Powierzchnie biurowe klasy C nie posiadają nowoczesnych rozwiązań. Często znajdują się w kilkunastoletnich a nawet kilkudziesięcioletnich budynkach, w których nie można zastosować nowoczesnych rozwiązań technologicznych bez poniesienia wysokich kosztów.

Shared Services Center (SSC) / centrum usług wspólnych

Centrum usług wspólnych SSC, które zostało założone na wewnętrzne potrzeby grupy firm lub współpracujących organizacji.

W

Współczynnik parkingowy

Liczba metrów kwadratowych powierzchni brutto budynku, która przypada na jedno miejsce parkingowe w danym budynku.

Współczynnik powierzchni wspólnych (add-on factor)

Add-on factor czyli współczynnik powierzchni wspólnych to współczynnik dla danego obiektu biurowego wyrażony w procentach. Add-on factor obejmuje poziome części wspólne współużytkowane przez poszczególnych najemców takiej jak: lobby, recepcja, hole windowe, wspólne toalety itp. Im większe przestrzenie wspólne tym procentowy udział najemcy w partycypacji kosztów jest wyższy.

Wynajmujący

Wynajmujący to podmiot, który posiada i oferuje powierzchnię biurową do wynajęcia na określonych warunkach.

V

Viewings

Wizytacje obiektów biurowych w celu obejrzenia i weryfikacji wybranych z listy proponowanych do wynajęcia powierzchni biurowych.

Z

Zasoby

Zasoby to liczba metrów kwadratowych powierzchni biurowej, najczęściej podawana jako całkowity zasób danego rynku.

Zarządca nieruchomości

Zarządcą nieruchomości jest firma lub wyznaczone osoby zajmujące się prawidłowym, bieżącym funkcjonowaniem budynku biurowego. Zarządca nieruchomości w imieniu właściciela odpowiada za bieżące naprawy, ochronę, sprzątanie powierzchni wspólnych, rozliczanie opłat i czynszów najemców.