Procedura Sygnalistów

  1. Podstawa prawna

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w związku z założeniami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

  • Cel:

Zapewnienie ochrony prawnej wszystkim osobom, które zdecydują się na zgłoszenie nieprawidłowości, wykroczeń lub przestępstw w organizacji.

Poniżej wskazana procedura ma na celu opracowanie mechanizmu zgłaszania nieprawidłowości, naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych lub innych nadużyć w organizacji w sposób bezpieczny, chroniąc osobę zgłaszającą przed jakimikolwiek formami represji.

2. Zakres:

Procedura obejmuje wszystkich pracowników (jak i osoby przed nawiązaniem stosunku pracy lub po jego zakończeniu/ustaniu), współpracowników, kontrahentów oraz inne osoby współpracujące z organizacją, które mają wiedzę na temat nieprawidłowości w jej działaniu.

3. Definicje:

  • Sygnalista: Osoba fizyczna lub prawna zgłaszająca nieprawidłowość, która działa w dobrej wierze.
  • Zgłoszenie: Informacja o możliwym naruszeniu, złożona przez sygnalistę zgodnie z procedurą.
  • Naruszenie: Działanie lub zaniechanie działania, które jest niezgodne z prawem, regulacjami wewnętrznymi, kodeksem etycznym lub interesem publicznym.

4. Procedura zgłaszania:

  1. Kanały zgłaszania:
    • E-mail: Specjalnie dedykowany adres e-mail (sygnalista@axiimmo.com), do którego dostęp mają wyłącznie osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń.
    • Formularz online: Bezpieczny formularz na stronie internetowej organizacji, umożliwiający zgłoszenie naruszenia.
  2. Zakres zgłoszeń:
    • Zgłoszenia mogą dotyczyć m.in.: korupcji, oszustw finansowych, mobbingu, dyskryminacji, nadużyć związanych z ochroną środowiska, zagrożeń bezpieczeństwa, naruszeń zasad BHP, ochrony danych osobowych, naruszeń praw pracowników lub innych naruszeń.
  3. Treść zgłoszenia:
    • Zgłoszenie dla swojej ważności wymagania podania danych osoby zgłaszającej. Zgłoszenia anonimowe w celu zminimalizowania ryzyka nadużyć nie będą podlegały rozpatrzeniu.
    • Zgłoszenie powinno zawierać: opis nieprawidłowości, datę i miejsce zdarzenia, osoby zaangażowane, potencjalne dowody oraz inne informacje pomocne w  rozpatrzeniu zgłoszenia i zbadaniu  sprawy.

Zgłoszenia traktowane będą z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

4. Postępowanie po zgłoszeniu:

  1. Informacja o  przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia:
    • Organizacja potwierdza przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni roboczych od jego otrzymania lub informuje i pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia jeśli nie spełnia ono wymogów i kryteriów proceduralnych

W przypadku zgłoszeń anonimowych Organizacja nie będzie procesować dalej takiego zgłoszenia.

  1. Ocena zgłoszenia:
    • Zgłoszenie jest analizowane pod kątem wiarygodności oraz zgodności z zakresem procedury. Jeśli zgłoszenie jest uzasadnione, rozpoczynane jest postępowanie wyjaśniające. Ustalany jest też skład komisji w skład której wchodzą :
      1. Joanna Kowalewska
      2. Joanna Walczyńska
      3. Piotr Czerwiński
    • W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osoby z komisji, jej miejsce przejmie Rafał Osiecki.
  1. Postępowanie wyjaśniające:
    • Wyznaczona komisja lub osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie zgłoszeń przeprowadza postępowanie wyjaśniające, zbierając dowody i przesłuchując świadków.
  2. Ochrona sygnalisty:
    • Organizacja zapewnia, że sygnalista nie będzie narażony na jakiekolwiek formy represji czy działań odwetowych.
    • Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w niniejszej procedurze i mogą podlegać odpowiedzialności cywilnej.
  1. Wyniki postępowania:
    • Po zakończeniu postępowania, sygnalista zostanie poinformowany o podjętych działaniach, o ile nie narusza to obowiązujących przepisów.

5. Działania naprawcze i zapobiegawcze:

  • W przypadku potwierdzenia naruszenia, organizacja podejmuje odpowiednie kroki dyscyplinarne, prawne lub organizacyjne w celu konwalidacji sytuacji oraz zapobieżenia podobnym przypadkom w przyszłości.

6. Przechowywanie i ochrona danych:

  • Wszystkie zgłoszenia oraz związane z nimi dokumenty są przechowywane w sposób zabezpieczony, z zachowaniem poufności i ochrony danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Aktualizacja procedury:

  • Procedura sygnalistów podlega regularnym przeglądom i aktualizacjom w celu dostosowania do zmieniających się przepisów prawnych oraz potrzeb organizacji. Aktualizacje będą ogłaszane. .

8. Postanowienia końcowe

  • Przetwarzanie danych osobowych, będzie dokonywane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku
    w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
    i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej: RODO) oraz dokumentacją w zakresie wdrożonej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych.
  • Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję lub Zarząd organizacji, który jest zobowiązany do podjęcia działań mających na celu ochronę sygnalisty.
  • Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy że: Administratorem danych osobowych jest odpowiednio:
  • Axi Immo Group Sp. z o.o. 
  • Axi Immo Valuation & Advisory Sp. z .o.o.
  • Axi Immo Services Sp. z o.o. s. k.
  • Axi Immo Sp. z o.o.

z siedzibą w Warszawie, ul. Twarda 18, 001-05 Warszawa

Pobierz formularz zgłoszenia

  1. Kontakt do osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń.
    1. Joanna Kowalewska       joanna.kowalewska@axiimmo.com
    2. Joanna Walczyńska        joanna.walczynska@axiimmo.com
    3. Piotr Czerwiński             piotr.czerwinski@axiimmo.com

.